6 دلیل مهم که چرا نرم افزار حسابداری رایگان برای کسب و کار شما مناسب نیست؟

پیشرفت نرم افزارها و اینترنت، دنیای امروز ما را متحول کرده و روی ساده ترین روزمرگی ها تا مسئولیت های بزرگ شرکتی و اداری، تاثیر گذاشته است؛ به طوری که امروزه حسابداری و مدیریت مالی انواع کسب و کارهای کوچک و بزرگ، به اینترنت و نرم افزار متکی شده است.

با افزایش تقاضا برای استفاده از نرم افزارهای حسابداری و به وجود آمدن تعداد بی شماری از این نرم افزارها، تعدادی برنامه حسابداری تحت وب رایگان نیز طراحی و ارائه شدند تا کسب و کارهای کوچک و با بودجه محدود نیز بتوانند ابتدایی ترین امور حسابرسی خود را با استفاده از این برنامه ها، ساده کنند. بعضی از مدیران ممکن است دانلود برنامه حسابداری ساده و رایگان را ترجیح دهند و بخواهند نرم افزار روی سیستم، نصب شده باشد؛ اما در مقابل، بعضی دیگر می خواهند بدون نصب نرم افزار در سیستم محلی، از امکانات برنامه های حسابداری، بهرمند شوند.

به دلیل رواج یافتن استفاده از برنامه حسابداری تحت وب رایگان، در این مطلب قرار است باهم همراه شویم و به خوبی با جنبه های مختلف این نرم افزارها، آشنا شویم. مهم ترین مواردی که در ادامه به آنها می پردازیم، عبارتند از:

• برنامه حسابداری تحت وب چیست؟
• مزایای استفاده از برنامه حسابداری تحت وب رایگان
• معایب استفاده از نرم افزارهای حسابداری تحت وب رایگان

وقتی نوبت به مدیریت امور مالی و حسابداری می رسد، استفاده از نرم افزارهای به صرفه و با امکانات مناسب، در اولویت قرار می گیرد. به همین دلیل برنامه حسابداری تحت وب رایگان، به سرعت طرفدارهای زیادی پیدا کرد. در اولین گام بهتر است بدانیم نرم افزار حسابداری تحت وب چیست و چه ویژگی هایی دارد؟ در ادامه به این پرسش، پاسخ می دهیم.

برنامه حسابداری تحت وب چیست؟

نرم افزار حسابداری بدون نیاز به نصب و قابل دسترسی فقط با یک مرورگر

نرم افزار حسابداری تحت وب یا نرم افزار حسابداری اینترنتی، به نرم افزارهایی گفته می شود که برای استفاده از آنها، فقط باید از یک مرورگر استفاده کنید و به پنل نرم افزار، متصل شوید. این نرم افزارها نیاز به دانلود یا نصب از روی CD را ندارند و ارتباط کاربر با برنامه، از طریق مرورگر فراهم می شود و با ارتباط شبکه، تبادل اطلاعات با سرور صورت می گیرد. ویژگی های برنامه حسابداری تحت وب رایگان، عبارتند از:

• دسترسی به نرم افزار از هر مکان و در هر زمان
• رابط کاربری ساده
• قابل استفاده برای همه افراد بدون نیاز به دانش تخصصی حسابداری
• مقرون به صرفه بودن و متناسب با بودجه کسب و کارهای کوچک
• عدم نیاز به نصب روی سیستم کامپیوتر شخصی یا تلفن همراه
• امکان اتصال به سایر سرویس ها و نرم افزارهای تحت وب

به طور خلاصه، می توان گفت برنامه حسابداری تحت وب رایگان، ابزاری کارآمد و ساده برای انجام امور حسابداری است، به طوری که به اینترنت متصل می شویم و با آخرین قوانین مالی و بانکی، هزینه ها و درآمدها در آن ثبت می کنیم، سپس محاسبات را به عهده نرم افزار می گذاریم و آنها را ذخیره می کنیم. حالا که با ماهیت نرم افزارهای تحت وب آشنا شدیم، به مزایا و معایب استفاده از برنامه های تحت وب حسابداری می پردازیم.

مزایای استفاده از برنامه حسابداری تحت وب رایگان

رایگان بودن و سهولت استفاده در کنار ارائه امکانات اولیه حسابداری

با پیشرفت اینترنت و گسترش کاربرد آن در زندگی روزمره، نرم افزارهای زیادی به صورت تحت وب و آنلاین به کاربران عرضه شدند و نرم افزار حسابداری نیز به همین ترتیب، به صورت تحت وب برای مدیریت دخل و خرج ها ارائه شد. اما برخی از برنامه های حسابداری تحت وب، به صورت رایگان در دسترس هستند و برای استفاده از آنها، شما نیاز به پرداخت هیچ هزینه ای ندارید. در ادامه به مزایا و جنبه های مثبت استفاده از برنامه های حسابداری رایگان می پردازیم.

·مقرون به صرفه بودن

رایگان بودن، خود بزرگترین مزیت است!

همانطور که از اسم برنامه حسابداری تحت وب رایگان پیدا است، یکی از بزرگترین مزیت های این نرم افزارها، رایگان بودن و مقرون به صرفه بودن آنهاست. به طوری که برای استفاده از آنها نیازی به پرداخت هیچ پولی ندارید و با مرورگر خود به راحتی به این نرم افزارها متصل می شوید. به همین دلیل، آنها یک گزینه عالی برای مشاغل کوچک و افرادی هستند که توانایی صرف بودجه های بزرگ برای نرم افزار حسابداری را ندارند.

·استفاده آسان

قابل استفاده برای افرادی که دانش حسابداری ندارند

یکی دیگر از مزایای نرم افزارهای حسابداری رایگان، این است که استفاده از آنها آسان است. اکثر آنها رابط کاربری ساده دارند که استفاده از آنها را برای کسانی که دانش حسابداری ندارند، آسان می کند. در نرم افزارهای حسابداری تحت وب رایگان، معمولا مجموعه ای از امکانات ابتدایی و اولیه برای حسابرسی و مدیریت مالی، با یک ظاهر ساده و دور از پیچیدگی ارائه می شود.

·سیستم پردازش ابری

اتصال به اینترنت و دسترسی به داده های مالی

تعدادی از نرم افزارهای رایگان حسابداری وجود دارند که مبتنی بر ابر هستند، به این معنی که شما می توانید با اتصال به اینترنت، از هر کجا و در هر زمان به داده های مالی خود دسترسی داشته باشید. این عامل، برای مشاغلی که کارمندان از راه دور کار می کنند، بسیار مفید است.

·عدم نیاز به نصب

دسترسی با مرورگر

بر خلاف سایر نرم افزارهای حسابداری، برای استفاده از نرم افزارهای حسابداری تحت وب رایگان، نیازی به نصب بر روی سیستم محلی خود ندارید و همانطور که گفته شد آنها مبتنی بر وب هستند و از طریق هر مرورگری، قابل دسترس هستند.

·ارائه امکانات اولیه

قابلیت های ابتدایی برای حسابداری

نرم افزارهای رایگان، امکانات محدود و ابتدایی را در اختیار کاربران می گذارند و برای کسب و کارهای کوچک، که نیاز به مدیریت و حسابرسی های پیشرفته ندارند، مناسب تر هستند.

 لازم به ذکر است که برای استفاده از مزایای نرم افزار حسابداری رایگان که به آنها اشاره شد، ضروری است از امنیت نرم افزار اطمینان حاصل کنید. 3 نکته ضروری قبل از دانلود نرم افزار حسابداری ساده، می تواند در این زمینه به شما کمک کند.

 اکنون که با مزایای استفاده از برنامه حسابداری رایگان آشنا شدیم، لازم است معایب آن را نیز بدانیم! بنابراین، در ادامه معایب استفاده از برنامه حسابداری تحت وب رایگان را شرح می دهیم.

معایب استفاده از نرم افزارهای حسابداری تحت وب رایگان

معایب نرم افزارهای رایگان، خسارت های جبران ناپذیری به همراه دارد!

رایگان بودن علاوه بر اینکه بزرگترین مزیت است، اما معایب بسیاری نیز به همراه می آورد! مهم ترین معایب استفاده از برنامه حسابداری رایگان عبارتند از:

1.عدم امنیت کافی

داده های مهم مالی و بانکی در معرض خطر

بزرگ ترین عیب نرم افزارهای رایگان، نقص های امنیتی است. برنامه های رایگان حسابداری از پروتکل های مناسبی برای رمزگذاری داده های مالی شما استفاده نمی کنند و اطلاعات حساس مالی و بانکی شما می تواند در معرض هک یا نفوذ قرار می گیرد!

2.پشتیبانی ضعیف

پشتیبانی مطمئن برای رفع اختلال و راهنمایی، وجود ندارد

معمولا نرم افزارهای حسابداری رایگان، بدون پشتیبانی ارائه  می شوند و در صورت ایجاد اختلال در نرم افزار، هیچ منبع مطمئنی برای رفع مشکل و راهنمایی شما وجود ندارد.

3.امکانات محدود

کاهش اثر بخشی، به دلیل عدم وجود امکانات حرفه ای

در حالی که در برنامه های رایگان، امکانات ابتدایی در دسترس هستند، اما نرم افزارهای حسابداری رایگان معمولاً فاقد قابلیت های پیشرفته ای مانند مدیریت موجودی و انبار، محاسبه حقوق و دستمزد، محاسبات مالیاتی و مدیریت پروژه هستند و شما در حسابداری و گزارش دهی از فرایندهای مالی، با محدودیت موجه می شوید که کارایی و اثر بخشی استفاده از نرم افزار را کاهش می دهد.

4.سفارشی سازی محدود

محدودیت و  استفاده از قالب های آماده

نرم افزارهای حسابداری رایگان معمولا به شما اجازه نمی دهند که قابلیت های نرم افزار را مطابق با نیازهای تجاری و مالی خود، سفارشی سازی کنید. بنابراین، مجبور می شوید از قالب های ارائه شده توسط نرم افزار استفاده کنید که ممکن است برای کسب و کار شما ایده آل نباشد.

5.نمایش تبلیغات

وجود تبلیغات درون برنامه

برای کسب درآمد، بسیاری از نرم افزارهای رایگان حسابداری، شامل تبلیغات درون نرم افزار می شوند. این تبلیغات می تواند حواس شما را پرت کند و بر کارایی تاثیر بگذارد.

6.ناهماهنگی با قوانین مالیاتی و بانکی

اختلال در ثبت اسناد حسابداری و بانکی

نرم افزارهای رایگان، ممکن است در بروز رسانی با آخرین قوانین، دچار نقص فنی شوند و نتوانند به خوبی اسناد حسابداری شما را مطابق با قوانین بانکی به روز، ثبت کنند.

جمع بندی

خب خسته نباشید! به پایان این مطلب رسیدیم. در ابتدای این مطلب گفتیم پیشرفت اینترنت و افزایش کاربرد آن، روی امور حسابرسی نیز تاثیر گذاشته است و نرم افزارهای حسابداری تحت وب، بدون نیاز به نصب و با قابلیت دسترسی توسط مرورگر طراحی شده اند. افزایش تقاضا برای استفاده از نرم افزارهای تحت وب حسابداری برای کسب و کارهای کوچک و بزرگ، موجب شد نرم افزارهای تحت وب رایگان نیز پا به عرصه بگذارند و استفاده از آنها، مزایا و معایب بسیاری را به همراه دارد.

 مهم ترین مزایای استفاده از برنامه حسابداری تحت وب رایگان عبارتند از:

• مقرون به صرفه بودن
• استفاده آسان
• تکیه بر فضای ابری
• عدم نیاز به نصب
• ارائه امکانات اولیه

اما با وجود جنبه های مثبت، معایب استفاده از نرم افزارهای رایگان حسابداری، قابل چشم پوشی نیست! به طوری که اطلاعات بانکی حساس شما را در معرض تهدید قرار می دهند و صحت و درستی ثبت عملیات مالی را تضمین نمی کنند. مهم ترین معایب استفاده از نرم افزار حسابداری رایگان، عبارتند از:

4. عدم امنیت کافی
8. پشتیبانی ضعیف
12. امکانات محدود
16. سفارشی سازی محدود
20. نمایش تبلیغات
24. ناهماهنگی با قوانین مالیاتی و بانکی

با سنجیدن مزایا و معایب، می توان گفت معایب استفاده از برنامه حسابداری رایگان، از مزایای آن بیشتر است و خسارات جبران ناپذیری به همراه دارد. نسخه های رایگان، معمولا به عنوان نسخه های آزمایشی و دمو هستند تا شما قابلیت های نرم افزار را بسنجید و بعد برای خرید اشتراک آن اقدام کنید تا به طور کامل خیال شما از مدیریت دخل و خرج ها راحت باشد!