شناخت انواع اختلاف حساب یا اشتباهات رایج در حسابداری و راهکارهای جلوگیری از آنها

سر و کار داشتن با اعداد و ارقام و بررسی انواع حساب ها برای ثبت اسناد حسابداری، می تواند با اشتباهات رایجی همراه شود که با عنوان اختلاف حساب در حسابداری نیز از آنها یاد می شود.

امروزه حسابداری، نقش مهمی در پیشبرد اهداف همه کسب و کارها دارد و از ارکان اصلی مدیریت محسوب می شود. با پیشرفت تکنولوژی و طراحی نرم افزارهای حسابداری، روند ثبت مدیریت انواع حساب خرید، فروش، حساب پیش پرداخت و پیش دریافت در حسابداری و… را متحول کرد. وجود انواع سیستم حسابداری، موجب شد که مدیریت امور مالی، بهتر و سریعتر از قبل انجام شود؛ اما هنوز هم احتمال وجود اشتباه در ثبت وجود دارد.

اغلب اشتباه هایی که در حسابداری رخ می دهد و موجب اختلاف حساب می شوند، غیر عمدی هستند و در اثر حجم کار زیاد، خستگی، بی دقتی، بی اطلاعی یا تنوع و پیچیدگی مسائل ایجاد می شوند. اما گاهی نیز پیش می آید که افراد به قصد سوء استفاده یا پنهان کاری، خودشان عمدا اعداد و ارقام را در ثبت حساب پیش دریافت و پیش پرداخت یا در حساب های خرید و فروش، تغییر دهند. به این ترتیب، مدیران همه کسب و کارها و شرکت ها و همچنین حسابدارها و مدیران امور مالی، باید انواع اشتباه های حسابداری را بشناسند تا از وقوع آنها جلوگیری کنند یا برای اصلاح آنها، اقدام کنند. در ادامه این مطلب، باهم همراه می شویم تا با اختلاف حساب در حسابداری آشنا شویم. مهم ترین مواردی که اشاره خواهیم کرد، عبارتند از:

• انواع اشتباهات حسابداری
• روش های جلوگیری از اختلاف حساب

برای اطمینان از صحت ثبت اسناد حسابداری، ابتدا لازم است خطاهای احتمالی را بشناسید. بنابراین، در گام اول با هم همراه می شویم تا انواع اشتباه های رایج در حسابداری را بررسی کنیم.

انواع اشتباهات حسابداری

طبقه بندی انواع اختلاف حساب و چگونگی تاثیر در توازن ترازنامه آزمایشی

خطاهایی که در فرآیند ثبت و پردازش اطلاعات در سیستم حسابداری رخ می دهد، با نام اختلاف حساب نیز شناخته می شوند. هر خطا و اشتباهی در اسناد حسابداری شرکت، می تواند موجب افزایش هزینه، کاهش سودآوری و کاهش اعتماد عمومی به کسب و کار شما شود. بنابراین، شناخت انواع خطاها، جلوگیری و اصلاح آنها از اهمیت بالایی برخوردار است.

·از قلم افتادگی

یکی از اشتباه های رایج در امور مالی است. زمانی رخ می دهد که یک معامله، به طور کلی ثبت نشود. یعنی ثبت حساب پیش پیش دریافت و پیش پرداخت یا حساب های خرید و فروش، انجام نشود. به این ترتیب، اطلاعات حساب های بدهکار و بستانکار به روز نخواهد بود. از قلم افتادگی، به دو صورت حذف کامل و حذف جزئی دسته بندی می شود.

خطای حذف کامل مربوط به زمانی است که یک رویداد مالی،در دفتر روزنامه یا در حساب های دفتر مربوطه، ثبت نشده است. در مقابل، خطای حذف جزئی، زمانی رخ می دهد که رویداد مالی ثبت شده در دفتر روزنامه اصلی، در یکی از دفاتر مربوطه نوشته نشده است.

گفتنی است که با وجود نرم افزار حسابداری، چنین اشتباهی به حداقل می رسد. زیرا برنامه حسابداری با مدیریت بر پرداختی ها و دریافتی های حساب های مختلف، تمام عملیات مالی را به صورت خودکار ثبت می کنند. به همین دلیل است که حتی مدیران فروشگاه های کوچک و بزرگ نیز به استفاده از نرم افزار حسابداری روی می آورند. برای اطلاعات بیشتر  بر روی صفحه  https://www.chortke.app/retail-accounting-software/ کیلک کنید

·خطا در اصل

اگر در هنگام ثبت، حسابی به جای حساب دیگر، به عنوان بدهکار یا بستانکار ثبت شودو این اشتباه حساب جز درآمد و هزینه ها باشد، اشتباه اصولی نامیده می شود و روی سود و زیان تاثیر می گذارد. برای مثال فرض کنید در ثبت حساب پیش دریافت و پیش پرداخت، اشتباهی رخ دهد و جای بدهکار و بستانکار جابه جا شود.

خطای اصولی، زمانی اتفاق می افتد که یک اصل اساسی حسابداری هنگام ثبت تراکنش های مالی نقض شود. برای مثال هزینه ها به عنوان درآمد یا هزینه های شخصی به عنوان هزینه های تجاری ثبت شود و بالعکس.

·اشتباه ثبتی یا اشتباه های خنثی کننده

هرگاه در ثبت یک تراکنش مالی، یک حساب به جای حساب دیگر با ماهیت بستانکار یا بدهکار ثبت شود، ولی در سود و زیان تاثیری نداشته باشد. این خطا به ثبت تراکنش با مبلغ اشتباه یا در حساب اشتباه اشاره دارد. مانند:

4. ثبت مبلغ اشتباه در دفاتر صحیح
8. انتقال مانده حساب مبلغ اشتباه در حساب دفتر کل
12. ارسال مبلغ صحیح در حساب اشتباه
16. ارسال مبلغ صحیح در سمت اشتباه
20. ارسال یک مبلغ دو بار در دفتر کل
24. انتقال اشتباه مانده حساب های دفاتر حسابداری و روزنامه به دفتر کل
28. (این خطای حسابداری در مجموع دفاتر حسابداری و روزنامه اتفاق می افتد.)
32. عدم تعادل حساب های دفتر کل

·اشتباه متقابل

به این صورت که ممکن است در برخی موارد معادل  مبلغی  که در بدهکار اشتباه شده است (کمتر یا بیشتر از واقع ثبت شده است) در بستانکار هم اشتباه ثبت شده باشد.

این خطاها زمانی اتفاق می افتند که اثر یک تراکنش، اثر معامله دیگری را خنثی کند و اثر نهایی را روی تراز آزمایشی باطل کند.

اشتباهات حسابداری بر اساس تاثیر در تراز آزمایشی، به دو دسته تقسیم می شوند:

·اشتباهات حسابداری موثر در توازن تراز آزمایشی

تراز آزمایشی یکی از اسناد مهم حسابداری است که با استفاده از آن می توان مانده حساب ها را در یک زمان معین، بررسی کرد. انواع اختلاف حساب در حسابداری، می توانند بر توازن تراز آزمایشی تأثیر منفی بگذارند که در ادامه به برخی از آنها اشاره می کنیم:

4. عدم تطابق مانده حساب ها: اگر مانده حساب ها در تراز آزمایشی با اعدادی که در دفتر روزنامه و کل ثبت شده اند، تطابق نداشته باشد، این خطا به نظم و صحت اطلاعات مالی شرکت آسیب می رساند. آشنا نبودن با ماهیت حساب ها برای ثبت حساب پیش دریافت و پیش پرداخت یا حساب های خرید و فروش، مشکل را چندین برابر می کند!
8. اشتباه در ثبت مبلغ: اشتباه در ثبت مبلغ سند حسابداری، باعث می شود که مانده تراز آزمایشی، نادرست باشد. به عنوان مثال، ثبت مبلغ بیشتر یا کمتر از مبلغ واقعی یک تراکنش، باعث ایجاد عدم تطابق مانده حساب ها در تراز آزمایشی می شود.
12. اشتباه در ثبت شماره حساب: اشتباه در ثبت شماره حساب در سند حسابداری نیز باعث تغییر مانده حساب ها در تراز آزمایشی می شود.
16. اشتباه در استفاده از نرخ تبدیل: در صورت استفاده از نرخ تبدیل نامناسب برای تراکنش های ارزی، مانده حساب های مربوط به این تراکنش ها در تراز آزمایشی با مانده های واقعی تراکنش ها مطابقت ندارد.

·اشتباهات حسابداری غیر موثر در توازن تراز آزمایشی

اشتباهات زیر بدون آن که بر توازن تراز آزمایشی چهار ستونی تاثیر بگذارند، موجب عدم تطابق رقم گردش عملیات دفتر روزنامه و دفتر کل می شوند.

4. عدم انتقال دو طرف یک ثبت روزنامه به حساب های مربوطه در دفتر کل
8. انتقال دو طرف یک ثبت روزنامه با مبلغ کمتر یا بیشتر، به حساب های مربوطه در دفتر کل
12. وقوع اشتباهات خنثی کننده

حالا که با انواع اشتباه های متداول در ثبت حساب پیش دریافت و پیش پرداخت یا حساب های خرید و فروش آشنا شده ایم، لازم است اقدامات لازم برای جلوگیری از هرگونه خطا را بررسی کنیم.

روش های جلوگیری از اختلاف حساب

یک نرم افزار حسابداری قابل اعتماد، به همراه پرسنل آموزش دیده، بهترین راهکار است

مدیران و حسابدارها، باید بتوانند از وقوع هر اشتباهی جلوگیری کنند تا اطلاعات مالی کسب و کار، همیشه به روز و دقیق باشد. در ادامه، به راهکارهای مهم برای جلوگیری از اختلاف حساب، می پردازیم:

1.آموزش کارکنان

هرچند که هر شرکت یا سازمان، یک واحد حسابداری حرفه ای برای رسیدگی به امور مالی دارد، اما بیشترین بازدهی زمانی رخ می دهد که هریک از پرسنل شما، با مفاهیم اصلی حسابداری آشنا باشند تا از هر خطای عمدی یا سهوی، جلوگیری شود. در این صورت، کل اعضای تیم برای صحت اطلاعات مالی، تلاش می کنند.

2.استفاده از سیستم حسابداری معتبر

با نصب سیستم حسابداری، فرایند ثبت حساب پیش دریافت و پیش پرداخت یا انواع حساب های خرید و فروش، به طور خودکار انجام می شود و فرایندهای مالی با به روز ترین قوانین و استانداردهای بانکی، طبقه بندی می شوند. مطالعه مطلب کاهش اشتباه محاسباتی در ثبت پیش پرداخت ها و جلب اعتماد مشتری با نرم افزار حسابداری، به شما در این زمینه کمک خواهد کرد.

3.بازبینی دوره ای

نظارت بر رویدادهای مالی را در مدت زمان های مشخص تکرار کنید. هرچه بیشتر اعداد و ارقام را کنترل کنید، احتمال خطاها را به صفر نزدیکتر می کنید.

4.تعیین دسترسی های مختلف برای پرسنل

بخشی از اطلاعات مالی کسب و کار را در اختیار کارکنان بگذارید؛ اما نه همه آن را! با استفاده از نرم افزار حسابداری، دسترسی های متنوعی را برای هر کاربر تعیین کنید و اطلاعات حساس و مهم را در اختیار افراد معتمد بگذارید.

5.بررسی دقیق تراکنش ها

برای یک حسابداری دقیق، هر رسید و فاکتوری را باید در بایگانی نگه دارید. اگر مدیریت انبوهی از کاغذهای مختلف برای شما سخت است، نرم افزار حسابداری با ذخیره جزئیات انواع رسیدها و فاکتورها، کار شما را راحت می کند.

6.پیگیری قوانین و استانداردهای حسابداری

برای جلوگیری از هرگونه اختلاف حساب یا مغایرت بانکی، اطلاعات خود را در زمینه قوانین مالی و بانکی، به روز کنید.

به یاد داشته باشید که کلید حل بسیاری از مشکلات، در استفاده از برنامه حسابداری است؛ زیرا هدف ایجاد این نرم افزارها، زمینه سازی برای یک مدیریت ساده و جلوگیری از هرگونه خطا و اشتباه است.

جمع بندی

به پایان این مطلب رسیدیم! همانطور که گفتیم، گاهی پیش می آید در حسابداری انواع کسب و کارهای فروشگاهی یا شرکتی، فرایند ثبت حساب پیش دریافت و پیش پرداخت، مدیریت حساب های خرید و فروش و تعیین ماهیت بستانکار یا بدهکار، می تواند با اشتباهات و خطاهایی همراه باشد و صحت داده های مالی را زیر سوال ببرد. در گام اول، انواع اختلاف حساب ها در حسابداری را بررسی کردیم که عبارتند از:

• از قلم افتادگی
• خطا در اصل
• اشتباه ثبتی یا اشتباه های خنثی کننده
• اشتباه متقابل
• اشتباهات حسابداری موثر در توازن تراز آزمایشی
• اشتباهات حسابداری غیر موثر در توازن تراز آزمایشی

سپس، به راهکارهای جلوگیری از این اشتباه ها پرداختیم:

4. آموزش کارکنان
8. استفاده از سیستم حسابداری معتبر
12. بازبینی دوره ای
16. تعیین دسترسی های مختلف برای پرسنل
20. بررسی دقیق تراکنش ها
24. پیگیری قوانین و استانداردهای حسابداری

و در پایان، همانطور که اشاره کردیم، احتمال وقوع بسیاری از این اشتباه ها با وجود یک سیستم حسابداری مناسب، به صفر می رسد و سلامت داده های مالی شما، تضمین خواهد شد.